Inleiding
Communicatie is een onmisbaar element in noodsituaties en oefeningen, waar snelle en betrouwbare uitwisseling van informatie levens kan redden en samenwerking mogelijk maakt. Portofoons, ook bekend als draadloze communicatieapparaten, zijn essentieel in situaties waarbij direct contact tussen personen moet worden gehandhaafd. Zowel in de hulpverlening als in oefeningen zoals bij de Bedrijfshulpverlening (BHV) of bij evenementenhulpverlening, speelt de portofoon een centrale rol. In dit artikel bespreken we de rol van communicatie oefeningen met portofoons, hoe deze worden uitgevoerd en waarom ze zo belangrijk zijn in het voorbereiden op onverwachte crises. We baseren ons uitsluitend op feiten en voorbeelden uit betrouwbare bronnen.
De rol van portofoons in oefeningen
Portofoons worden niet alleen gebruikt in echte noodsituaties, maar ook in geoefende oefeningen om communicatie te verbeteren, protocollen te testen en samenwerking te versterken. Deze oefeningen simuleren situaties waarin communicatie cruciaal is, zoals evacuaties, medische hulpverlening of samenwerking in grootschalige crises. Hierbij leren BHV’ers, vrijwilligers van het Rode Kruis, en andere betrokken partijen hoe ze efficiënt met elkaar moeten communiceren, afstemmen en beslissingen nemen.
Voorbereiding op communicatie-oefeningen
Een goed voorbereid portofoon is essentieel voor een succesvolle oefening. Dit betekent dat de batterijen volledig opgeladen zijn, de frequentie correct is ingesteld en dat de BHV-er of hulpverlener weet hoe het apparaat werkt. Het is aan te raden de handleiding van de portofoon door te lezen voordat men de oefening start. Een BHV-er die niet weet hoe hij zijn portofoon moet bedienen, kan tijd verliezen die in een echte situatie kostbaar is.
Bijvoorbeeld, tijdens een oefening zoals de "Portofoon 2025" bij DARES NN, worden specifieke frequenties gebruikt om interregionale verbindingen te realiseren. Dit is een voorbeeld van hoe zorgvuldige voorbereiding zorgt voor betrouwbare communicatie. De oefeningen worden meestal op zaterdagen gehouden, zoals bij DARES NN op 5 april 2025 en 21 juni 2025. Dit geeft de betrokken partijen de kans om in een realistische context te oefenen zonder de druk van een daadwerkelijke noodsituatie.
Communicatieprotocollen en praktijk
Bij communicatie met portofoons zijn duidelijke protocollen belangrijk. Dit betekent dat men op een uniforme manier spreekt, duidelijk en rustig is, en het gesprek afsluit met het woord "over". Na het beëindigen van het gesprek zegt men "over en sluiten", wat duidelijk maakt dat men niet langer luistert. Deze protocollen voorkomen verwarring en zorgen voor efficiënt communiceren.
Voordeel van portofoons boven mobiele telefoons
In tegenstelling tot mobiele telefoons, die afhankelijk zijn van een netwerkprovider en signalen uit een zendmast, zijn portofoons betrouwbaarder in situaties waarin snel communiceren van levensbelang is. Bij een calamiteit is het namelijk mogelijk dat mobiele signalen uitvallen of dat er geen netwerk beschikbaar is. In dergelijke gevallen is de portofoon een onmisbaar hulpmiddel.
Een voorbeeld hiervan is de 4Daagse in Nijmegen, waar het Rode Kruis een meldkamer draait die dag en nacht actief is. Hier is het gebruik van portofoons essentieel om vrijwilligers snel te kunnen inzetten en om ervoor te zorgen dat hulp snel ter plaatse is. Door gebruik te maken van portofoons in plaats van mobiele telefoons, kunnen meerdere personen tegelijk worden geïnformeerd en wordt de kans op communicatieverlies verminderd.
Oefeningen in de praktijk: Voorbeelden
De "Portofoon 2025" oefening bij DARES NN
De oefening "Portofoon 2025" is een landelijke oefening die wordt gehouden om de interregionale communicatie te verbeteren. Hierbij proberen de regio’s verbinding te maken met de hoofdlocaties van alle DARES regio’s. Een van de doelen is het testen van de spraakverbindingen in situaties waarin er sprake is van een grootschalige communicatie-uitval. De oefening wordt uitgevoerd op een specifieke frequentie, zoals 2m en 70cm in phone, die landelijk is gedefinieerd.
De AOZ’s (Amateurs op Zolder) kunnen hierbij ook meedoen, wat betekent dat ook niet-afgelopen radioamateurs kunnen proberen contact te maken met het radionet. Dit maakt de oefening interactiever en breidt de bereikbaarheid uit. In deze oefening wordt ook gebruikgemaakt van een repeater, zoals de PI1DAR repeater op de VAM-berg, die het signaal versterkt zodat het verder kan reiken. Netcontrol, vertegenwoordigd door PI9DR, registreert alle inkomende berichten, inclusief het call-sign, het gebruikte apparaat, het zendvermogen, het object en de locatie.
Een speurtocht met portofoons
In Eindhoven werd tijdens een oefening genaamd "Bijzondere Bevolkingszorg oefening WiSH Outdoor" een portofoon speurtocht georganiseerd. Hierbij werden Evenementenhulpverleners in kleine groepen met een portofoon, een kaart en een stapeltje enveloppen op pad gestuurd. Via de portofoon kregen ze coördinaten, en bij het aankomen op die locaties moesten ze een envelop openmaken. De envelop bevatte een vraag, waarop ze het antwoord moesten vinden en via de portofoon doorgaven. Pas na het juiste antwoord konden ze verder naar de volgende locatie.
Deze oefening simuleerde een noodsituatie waarin snelheid, duidelijkheid en samenwerking essentieel zijn. Na een bepaalde tijd kregen de deelnemers via de portofoon de opdracht om naar een specifieke locatie te gaan, waar ze opgehaald werden door een Rode Kruis bus. In deze manier van oefenen is het gebruik van portofoons essentieel, omdat het directe communicatie mogelijk maakt en de groepen kunnen worden gecoördineerd.
Veiligheid en correcte werking van de portofoon
Een portofoon is pas effectief in oefeningen als hij correct wordt gebruikt. Hierbij is het belangrijk om altijd een veilige plek te kiezen om te communiceren en zorg te dragen dat men niet in de weg staat van andere BHV’ers of hulpverleners. Daarnaast moet men de PTT-knop gebruiken om zorg te dragen dat alleen zijn eigen stem wordt uitgezonden. Dit voorkomt overlappende gesprekken en zorgt voor duidelijke communicatie.
Het is ook belangrijk om de portofoon veilig te bewaren, zodat het apparaat niet beschadigd raakt en verloren kan worden. Een beschadigde portofoon kan tijdens een oefening of in een daadwerkelijke situatie niet gebruikt worden, wat tot problemen kan leiden.
Evaluatie en verbetering na de oefening
Een belangrijk aspect van oefeningen is de evaluatie. Oefeningen met portofoons kunnen worden opgenomen, zodat de communicatie tijdens de oefening later beoordeeld kan worden. Hierbij wordt gekeken naar de duidelijkheid van de communicatie, de efficiëntie van de beslissingen en de samenwerking tussen de betrokken partijen. Dit leidt tot inzichten die gebruikt kunnen worden om protocollen aan te passen en trainingen te verbeteren.
Bijvoorbeeld, tijdens de oefeningen bij het Rode Kruis op de 4Daagse wordt gekeken naar hoe snel vrijwilligers ter plaatse zijn en hoe goed de coördinatie is. Op basis van deze evaluaties wordt het proces afgestemd, zodat de volgende keer de communicatie sneller en betrouwbaarder verloopt.
Conclusie
Communicatie oefeningen met portofoons zijn onmisbaar in de voorbereiding op noodsituaties. Ze versterken de samenwerking tussen hulpverleners, testen de betrouwbaarheid van communicatieprotocollen en zorgen voor efficiëntere reacties in echte crises. Door de juiste voorbereiding, het gebruik van duidelijke protocollen en het testen van apparatuur, kan een BHV-er of vrijwilliger beter voorbereid worden op onverwachte situaties. Deze oefeningen zijn daarom niet alleen een oefening in communicatie, maar ook in veiligheid, samenwerking en snelle beslissingen.