Begrotingsadministratie is een essentieel onderdeel van elke organisatie, of het nu om een klein bedrijf gaat of een grote organisatie. Excel 2016 biedt krachtige tools die je kunt gebruiken om efficiënt en nauwkeurig begrotingen op te stellen, analyses uit te voeren en rapportages te genereren. In deze tekst gaan we in op een aantal gecontroleerde en praktische oefeningen die specifiek gericht zijn op het gebruik van Excel 2016 voor begroting en administratie. Op basis van betrouwbare cursusinformatie en ervaringen van cursisten en trainers, laten we zien hoe je dit programma kunt benutten voor het opstellen van professionele begrotingen.
Inleiding
De beschikbare informatie komt voornamelijk uit cursussen en trainingen voor Excel, gericht op zowel verdieping als specialisatie, met een focus op de administratie en analyse van personeelsbestanden. Deze oefeningen en technieken zijn ook van toepassing op het opstellen van begrotingen, aangezien veel van de basisfunctionaliteiten van Excel – zoals formules, draaitabellen en het beheren van data – ook centraal staan in het begrotingsproces.
Het gebruik van Excel 2016 voor administratieve en begrotingsdoeleinden vereist niet alleen een basisvaardigheid in het softwarepakket, maar ook een goed begrip van de onderliggende logica van financiële modellen. Oefeningen zoals het koppelen van data, het gebruik van ALS-formules en het analyseren van data met draaitabellen zijn essentieel voor het efficiënt opstellen en beheren van begrotingen.
In de volgende hoofdstukken zullen we dieper ingaan op een aantal van deze technieken, met concrete voorbeelden en toepassingen die je direct kunt toepassen in je dagelijks werk.
Oefening 1: Formules over kolommen en bladen maken
Een van de kernvaardigheden bij het werken met Excel is het maken van formules die data koppelen over kolommen, bladen en zelfs bestanden. Dit is vooral handig bij het opstellen van begrotingen, waarin meerdere bladen of bestanden betrokken kunnen zijn – bijvoorbeeld een blad met inkomsten, een blad met uitgaven, en een blad met de totale begroting.
Een voorbeeld van zo’n oefening is het koppelen van een km-declaratieformulier. Bij deze oefening leer je hoe je variabelen kunt vastleggen en hoe je op basis van die variabelen berekeningen kunt maken die automatisch bijwerken bij wijzigingen. Hierbij speelt het gebruik van absolute en relatieve cellenverwijzingen een belangrijke rol.
Een andere toepassing is het gebruik van formules om wijzigingen in meerdere tabbladen tegelijk door te voeren. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je een algemene verhoging wilt toepassen op meerdere kostenposten in verschillende bladen. Hierbij gebruik je technieken zoals formules die zich over meerdere bladen uitstrekken, of het gebruik van naamgeving van cellen om consistentie en leesbaarheid te behouden.
Oefening 2: ALS-formules toepassen voor conditionele berekeningen
ALS-formules zijn een krachtig hulpmiddel in Excel, vooral bij het maken van conditionele berekeningen. Bij het opstellen van begrotingen kun je deze formules bijvoorbeeld gebruiken om automatisch te bepalen welke uitgaven of inkomsten binnen bepaalde richtlijnen vallen, en welke niet.
Een voorbeeld uit de cursusinformatie is het toepassen van een verhoging aan medewerkers op basis van een bepaalde CAO. In de context van begrotingen kun je deze techniek gebruiken om bijvoorbeeld automatisch te bepalen welke kostenposten binnen een bepaalde categorie vallen, of welke inkomsten binnen een bepaald tarief vallen. Dit maakt het proces van categorisatie en rapportage aanzienlijk efficiënter.
Een ander voorbeeld is het berekenen van doorlooptijden. Dit is handig bij het opstellen van een begrotingsplan dat over meerdere periodes loopt. Door tijden om te zetten in getallen met decimalen, kun je sneller rekenen met data en tijd. Ook het berekenen van anciënniteit en jubilea is hierbij relevant, bijvoorbeeld bij het opstellen van een personeelsbegroting.
Oefening 3: Draaitabellen voor snelle analyses
Draaitabellen zijn een van de meest krachtige functies in Excel. Ze maken het mogelijk om grote hoeveelheden data snel en visueel te analyseren. Bij het opstellen van een begroting kun je draaitabellen gebruiken om bijvoorbeeld te zien hoeveel inkomsten of uitgaven er zijn per afdeling, per maand of per categorie.
Een voorbeeld is het analyseren van het aantal medewerkers per afdeling en het totaal aan salarissen per afdeling. In het kader van begrotingen kun je dit toepassen om bijvoorbeeld te zien hoeveel budget er per afdeling is ingepland, of welke afdelingen boven of onder de geplande kosten uitvallen.
Draaitabellen zijn ook handig om indirecte en directe kosten uit elkaar te halen. Dit is belangrijk in een begrotingsproces, waarin het vaak nodig is om duidelijk te maken welke kosten rechtstreeks gerelateerd zijn aan productie of dienstverlening, en welke kosten indirect zijn.
Bij deze oefening leer je ook hoe je draaitabellen interactief kunt maken, bijvoorbeeld door filters toe te voegen of door het toevoegen van meerdere niveaus van analyse. Hierdoor kun je sneller inzicht krijgen in je data en sneller beslissingen nemen.
Oefening 4: Beveiligen van bestanden en data
In de administratie en het begrotingsproces is het vaak belangrijk om bestanden en data te beveiligen. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat onbevoegde personen wijzigingen aanbrengen of om het bestand te beveiligen tegen onbedoelde wijzigingen.
Een van de oefeningen die je kunt uitvoeren in Excel 2016 is het beveiligen van het bestand, de structuur of het openen van het bestand met een wachtwoord. Deze technieken zijn vooral relevant wanneer je begrotingen opstelt die gevoelige informatie bevatten of wanneer je wilt voorkomen dat de structuur van het bestand wordt aangepast.
Een andere toepassing is het beveiligen van cellen waarin formules of berekeningen zijn opgenomen. Hiermee voorkom je dat iemand per ongeluk of opzettelijk veranderingen aanbrengt in de berekeningen, wat leidt tot onnauwkeurige begrotingen.
Oefening 5: Rapportage en presentatie van data
Nadat je analyses hebt gemaakt, is het volgende stap het presenteren van die data in een duidelijke en overzichtelijke manier. In de context van begrotingen betekent dit dat je resultaten visueel moet presenteren, zodat beslissers of collega’s sneller inzicht krijgen in de data.
In de cursusinformatie wordt gesproken over het bouwen van rapportages in Excel. Een van de kernvaardigheden hierbij is het kiezen van de meest efficiënte methode afhankelijk van het type rapport dat je wilt maken. Bijvoorbeeld een grafische weergave, een samenvatting in tekstvorm, of een dynamische draaitabel.
Een voorbeeld is het opstellen van een overzicht van de maandelijkse kosten per afdeling. Dit kan zowel in een grafische vorm worden gepresenteerd, als in een tekstuele vorm. Hierbij leer je hoe je de data zodanig kunt opmaken dat het voor iedereen duidelijk is.
Een andere oefening is het gebruik van sjablonen voor rapportages. Dit is handig bij het opstellen van herhaalde begrotingen of rapportages, waarbij je een standaardindeling kunt gebruiken. Hiermee bespaar je tijd en zorg je voor consistentie in de presentatie van je data.
Oefening 6: Automatiseren van herhaalde taken
Bij het opstellen van begrotingen is het vaak nodig om herhaalde taken uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het bijwerken van koersen of het opslaan van een rapportage in een specifieke map. Excel biedt een aantal tools om deze taken te automatiseren, zoals macro’s en formules die zichzelf bijwerken.
In de cursusinformatie wordt gesproken over een macro die automatisch een tijdelijk werkblad maakt en een rapportage genereert. Deze techniek kun je toepassen bij het opstellen van begrotingen, bijvoorbeeld om automatisch de actuele koersen of waarden in te voeren.
Een andere toepassing is het automatisch bijwerken van een samenvatting of een grafische weergave wanneer je aan het bestand werkt. Hiermee voorkom je dat je handmatig moet bijwerken en zorg je voor een sneller en efficiënter werkproces.
Oefening 7: Efficiëntie en productiviteit in het begrotingsproces
Een van de belangrijkste voordelen van Excel 2016 is dat het mogelijk maakt om het begrotingsproces sneller en efficiënter te maken. Hierbij spelen zowel technische vaardigheden (zoals het gebruik van formules en draaitabellen) als praktische toepassingen een rol.
Een van de oefeningen die je kunt doen is het opstellen van een begroting waarin je gebruik maakt van meerdere bladen. Bijvoorbeeld een blad voor inkomsten, een blad voor uitgaven en een blad voor de totale begroting. Door formules te gebruiken die over meerdere bladen heen werken, kun je snel en nauwkeurig berekeningen maken.
Een andere oefening is het gebruik van snelle analyses. Bijvoorbeeld het gebruiken van draaitabellen om binnen 10 seconden een overzicht te krijgen van een bestand. In het kader van begrotingen betekent dit dat je snel kunt zien of je budget binnen je plannen ligt, of dat je aansluiting moet zoeken.
Een derde oefening is het gebruik van formules om data te bepalen. Bijvoorbeeld het berekenen van de totale uitgaven of het bepalen van de resterende budgetten. Hierbij leer je hoe je formules kunt opbouwen die automatisch bijwerken bij wijzigingen in andere cellen.
Oefening 8: Interactieve en dynamische modellen
Een van de meer gevorderde oefeningen in Excel is het maken van interactieve en dynamische modellen. Deze modellen zijn handig bij het opstellen van begrotingen, omdat ze je toelaten om verschillende scenario’s te testen en te zien wat het effect is op je budget.
Een voorbeeld is het maken van een model waarin je kunt aangeven hoeveel van je budget je al hebt uitgegeven, en hoeveel er nog over is. Hierbij kun je formules gebruiken die automatisch het percentage of de resterende bedragen berekenen.
Een andere toepassing is het maken van een model waarin je verschillende scenario’s kunt testen. Bijvoorbeeld een scenario waarin je een bepaalde uitgave verhoogt of verlaagt, en het effect op je totale budget kunt zien. Hierbij leer je hoe je formules en draaitabellen kunt gebruiken om dynamische analyses uit te voeren.
Een derde oefening is het maken van een model dat je kunt gebruiken in meerdere perioden. Bijvoorbeeld een model dat je kunt gebruiken voor een maandelijkse begroting, of voor een jaarlijkse begroting. Hierbij leer je hoe je sjablonen kunt maken en hoe je die sjablonen kunt aanpassen aan je eigen behoeften.
Conclusie
Excel 2016 biedt een breed scala aan tools en functies die je kunt gebruiken voor het opstellen en beheren van begrotingen. Door middel van gecontroleerde oefeningen leer je hoe je formules, draaitabellen en macro’s kunt gebruiken om je werkproces sneller en efficiënter te maken. Deze technieken zijn vooral nuttig bij het opstellen van begrotingen, waarbij het vaak nodig is om grote hoeveelheden data te analyseren en snel inzicht te krijgen in je budget.
De cursussen en trainingen die de informatie leverden voor deze oefeningen zijn gericht op zowel verdieping als specialisatie, en zijn ontworpen voor mensen die al een basis hebben in Excel. Deze oefeningen zijn daarom meest geschikt voor mensen met een bepaalde ervaring, maar ook voor beginners die bereid zijn om te leren.
Door deze technieken te beheersen, kun je niet alleen efficiënter werken, maar ook betere en duidelijkere rapportages opstellen. Dit zorgt voor een betere communicatie van je begrotingen en een sneller proces van beslimmingsvorming.